Draaiboek organiseren van evenementen

Uitleg over het uitzetten van een rit voor de Cabrio Club Vechtdal

Beste rituitzetter(s),
Hierbij een beknopte uitleg over het uitzetten van een rit voor de Cabrio Club Vechtdal.
Als club vinden wij het belangrijk dat we onder gemoedelijke en gezellige omstandigheden elkaar treffen bij de clubevenementen, waarbij we dan samen kunnen genieten van de geneugten van het cabrio rijden. Het bewust in de rit opnemen van meerdere momenten dat de leden gezellig met elkaar kunnen optrekken is dan ook een vereiste. Als rituitzetter(s) heeft u daarvoor de regie in handen om dit te verzorgen.
Hieronder treft u puntsgewijs verschillende aandachtspunten voor de ritten: • Gezamenlijke startplek met voldoende parkeerruimte voor max. 30 cabrio’s; • Gezamenlijke startplek waarbij koffie/thee kan worden verstrekt aan de leden; • Goede bereikbaarheid van de startplek is ook wenselijk, dit om de aanrijtijd van de leden zoveel mogelijk te beperken. De leden komen van diverse regio’s uit het land, daarom is het wenselijk dat we de aan- en afrijtijd zoveel mogelijk proberen te verkorten; • Route van maximaal ongeveer 120 kilometer, dit om tijd over te houden om zo op meerdere plekken te kunnen stoppen (bijv. lunchstop, fotostop, bezichtigingsstop, snackstop, activiteitenstop); • Route op basis van in ieder geval één vorm van navigatie (bol-/pijl, routebeschrijving, fotopuzzel, cryptisch, herkenningspunten o.i.d.) Hiervoor wordt u verschillende basisformats aangeleverd. Meerdere vormen van navigatie binnen 1 rit zijn uiteraard ook toegestaan. • Goede en duidelijke afspraken maken met de horeca gelegenheden welke worden aangedaan omtrent beschikbaarheid, tijdsduur, aantal deelnemers, prijsafspraken, wijze van afrekenen etc.; • Eventueel een spelelement op te nemen tijdens de route (geen vereiste) door bijv. een vragenlijst, opdrachten, spelactiviteit o.i.d.; • Handig is om via het internet informatie in te winnen over het gebied en de dorpen/steden waardoor de rit gaat. Zo kom je wellicht aan leuke bezienswaardigheden en activiteiten om in de rit op te nemen; • Het is te adviseren om kort voordat een rit wordt verreden, de rit nog eens voor te rijden. Dit om te voorkomen dat men tijdens de rit wordt verrast door wegafzettingen, evenementen o.i.d. op de route waardoor de deelnemers aan het dwalen komen. Daarnaast is het ook handig om de rit eens door een ander, iemand die helemaal fris tegenover de routebeschrijving staat, te laten voorrijden. Als rituitzetters wordt je uiteindelijk blind voor je eigen foutjes; • Ritten dienen op zijn minst budgetneutraal te worden georganiseerd. Op het volgende blad treft u een uitleg aan van hoe het organiseren van een rit qua financiën uit kan pakken bij een maximale (25 deelnemende equipes) en een wat beperktere deelname (15 en 10 deelnemende equipes). Tevens treft u ook wat handreikingen aan om ervoor te zorgen dat een rit toch budgetneutraal kan worden georganiseerd.
Al met al een hele leuke en tijdrovende bezigheid om een rit voor onze club uit te zetten. Voor de geleverde inspanning en de gemaakte kosten (o.a. brandstofkosten i.v.m. het meermaals voorrijden van de route) stellen we als club een vaste vergoeding van € 70,00 beschikbaar voor de rituitzetter(s).
Om er op toe te kunnen zien of een rit ook budgetneutraal wordt georganiseerd, is het wenselijk om vooraf een begroting van de rit aan de evenementen coördinator te overleggen. Hiervoor treft u in de hierbij gevoegde stukken een basisbestand van een begroting in Excel-format aan waarin u e.e.a. zo in kunt vullen.

 

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s